IT: Entre la tentación de la moda y la inevitable evolución

En medio de una vorágine de softwares pluripintos, luchando a muerte por el mejor trozo del mercado, podemos tomar algunas muestras y percibir la intensa disyuntiva en la que se encuentra la industria de la tecnología y tratar de predecir hacia qué lado de la balanza se inclinará

Siempre que un proveedor de tecnología se acerca a nuestra organización, nos presenta sus nuevas propuestas tecnológicas que, en la mayoría de las ocasiones, son muy atractivas y nos prometen poder lograr objetivos que nos parecían inalcanzables, o que si se desarrollaran se convertirían en costosos proyectos. Es así como nos llega una gran cantidad de nuevos productos basados en novedosos conceptos, y a veces no tan nuevos pero siempre con una presentación impecable.

Data warehouse, Workflow, Business Intelligence, entre muchos otros, son conceptos que estos proveedores de tecnología nos venden como una saga interminable de panaceas, la solución a todos nuestros problemas. Por el contrario, estas ofertas nos generan algunas interrogantes:

1. ¿Realmente existe una sola tecnología que sea la solución a varios o a todos los problemas?

2. ¿Estos productos son modas que, en vez de solucionar problemas, generan más esfuerzo y dinero?

3. ¿Cuando hablamos de tecnología, cómo podemos diferenciar la moda de la evolución?
 
Comencemos por la última de nuestras dudas. La primera diferencia entre ambos conceptos es que la moda es temporal mientras que la evolución es permanente, lo que significa que si logramos identificar la evolución e invertimos en ella, podemos tener la seguridad de que nuestra inversión estará garantizada en el tiempo.

Nuestro problema se reduce a cómo diferenciar la moda de la evolución.  Esto parece complejo, pero la realidad es que es algo sencillo de ver si lo analizamos en función a nuestra organización. Todo producto que nos permita evolucionar nuestra administración y operación es un producto que representa una evolución; todo aquel que nos genera información, ya conocida o a destiempo, es simplemente moda.

Cuando adquirimos un producto que sólo nos permite mejorar la forma de visualizar la información, evidentemente no tendremos grandes cambios en nuestra forma de manejar el negocio, esta inversión corresponde normalmente a una moda. Cuando invertimos en un producto que requiere de grandes proyectos para su implementación, antes de poder lograr un cambio en la forma como manejamos nuestro negocio, esta tecnología seguro solo será moda, ya que el otro elemento importante es el costo en tiempo y recursos de implementar una nueva propuesta. Es por ello que las tecnologías de integración se convirtieron en un concepto que representó una evolución, ya que nos permitirán implementar nuevas aplicaciones con un costo reducido.
  
Si analizamos el ejemplo del data warehouse, nos damos cuenta que este es una evolución de la tecnología de integración de datos. Si vemos el workflow, este es un concepto que nos permite organizar nuestra operación. En ambos casos estamos presentes ante una evolución de la tecnología, sin embargo los proyectos de data warehouse son costosos y el workflow, si bien nos ayuda a organizar el negocio, para ser realmente efectivo requiere de un proyecto de integración. Entonces donde se ve una verdadera evolución de la tecnología es en el área denominada "Administración de Procesos de Negocio", conocida por sus siglas en ingles (BPM). Esta tecnología está orientada a ayudarnos a mejorar los procesos de nuestro negocio, lo que significa que nos va a permitir monitorizar y administrar tanto el área administrativa como la operativa de nuestra organización y esto, desde todos los puntos de vista antes expuestos, representa una verdadera evolución. 

¿Cuántas veces detectamos los problemas operativos a través de un cliente molesto, que termina negociando con nuestra competencia? La idea de esta tecnología es ayudar a nuestra organización a evitar o disminuir el número de errores humanos y, lo que es más interesante, lleva el concepto de integración a un nuevo nivel: al nivel de integración entre personas y sistemas.

Cuando  examiné esta tecnología me encontré con que muchos fabricantes la están ofreciendo, algunos a dedicación exclusiva y otros como parte de un gran paquete de software y hardware. Sin embargo las empresas que se dedican casi exclusivamente a esta nueva tecnología se han convertido en organizaciones especialistas en entender el negocio y sus necesidades, no sólo en ofrecer un software, sino en presentar una solución integrada que permite crear con un solo producto las aplicaciones y los centros de control que requiere nuestra empresa. Esto lo lograron los diseñadores integrando workflows con herramientas de integración, monitoreo y estadísticas, para permitirnos tener esa tan soñada visión centralizada de nuestra organización en tiempo real, o sea, al momento en que cada operador tome decisiones o ejecute una tarea. Evidentemente cuentan con mecanismos que permiten generar alarmas cuando se viola una política de la empresa que degenere en un problema, donde el cliente pueda sufrir las consecuencias de esta falla.

Otro mecanismo para reconocer la evolución de la moda, es ver si esta tecnología se origina de una nueva metodología, si su evolución es a partir de una nueva necesidad o forma de manejar nuestras operaciones y es ahí donde vemos  que el BPM tiene su mayor fortaleza, ya que se origina de una nueva metodología empresarial, que busca mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocio.   Esta metodología busca a través del modelado de los procesos, descubrir cuales son los roles, tareas y recursos involucrados, con el fin de lograr un mayor entendimiento de sus operaciones y esto nos da la oportunidad de poder  mejorarlos. La administración eficiente de estos procesos nos permitirá reducir los errores, asegurarnos que estos siempre se ejecuten y comporten de la misma manera, y tomar métricas de los recursos involucrados con su operación, con el fin  de identificar posibles ineficiencias  y modificarlos para poder optimizarlos.

Existen diversos motivos que promueven la gestión de procesos de negocios, entre los cuales se destacan:

• Visibilidad en los procesos de las empresas.

• Mayor flexibilidad y agilidad para adaptación al cambio.

• Posibilidad de integrar la información del negocio dispersa en diferentes sistemas.

• Dirigir los esfuerzos de la empresa de una manera planeada y alineada con los objetivos estratégicos.

• Implementar la habilidad para diseñar, simular y monitorear procesos de manera automática y sin la participación de especialistas.

• Adquirir una ruta de mejoramiento y eficiencia continua a través de uso de tecnología enfocada en procesos.

• Mejorar los sistemas de calidad de su empresa: Mejorar el proceso de producción, reducir tiempos, establecer cuellos de botella.

• Simular posibles cambios y tomas de decisiones para pedir su impacto antes de llevarlos a cabo

• Crear y mantener la cadena de valor.

Sin embargo como todo en este mundo, nada es perfecto y algunos proveedores han convertido esta evolución en una moda, ofreciendo productos con el nombre de BPM, que no poseen herramientas de integración o por el contrario son workflows elegantes, poco orientados a la verdadera administración de los procesos del negocio y por ende no nos ofrecen una visión de los puntos críticos de nuestra organización. De ahí la importancia de seleccionar una solución completa que realmente represente una evolución para nuestra empresa y desechar soluciones de moda que nos harán duplicar esfuerzo y dinero, una vez que se haya superado el efecto de su agradable presentación.

Fuente: Tomás Mendicoa – Software AG Panamá