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26/07/2007
Recomendaciones para evitar ahogarse con el correo electrónico
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Según Marsha Egan, 'una persona quien escapó de la corporación' en su auto descripción, el correo electrónico es "un cáncer en las empresas".
La consultora concluye que en el flujo del trabajo diario, "se requiere de 4 minutos para recuperarse de cualquier interrupción; si la computadora muestra que llegó un correo electrónico y uno le hace caso 30 veces al día, esto suma 120 minutos de tiempo de recuperación diariamente".

La Sra. Egan no ofrece sus consejos para manejar y reducir la adicción por el correo electrónico gratuitamente (al visitar el sitio eganemailsolutions.com encontramos que la lista de consejor tiene un valor de US$ 36), pero asegura que si sigue sus ideas logrará "tener 2 horas adicionales para realizar su trabajo diariamente sin tener que cambiar su horario de trabajo".

El primero de los 12 pasos de Egan es "admitir que el correo electrónico te está controlando. Aléjese de su necesidad de comprobar el correo electrónico cada 10 minutos".
Otros pasos incluyen "comprometerse a mantener la bandeja de entrada vacía", "establecer los momentos cuando debo revisar el correo electrónico" y "ocuparse inmediatamente de cualquier e-mail que pueda responderse en dos minutos o menos pero crear una carpeta para los correos que llevarán más tiempo".

Por nuestro lado, además de los que logramos adelantar antes, y como inicio, resumimos en dos puntos lo que hemos encontrado en otros recursos en linea:

1) Si en la actualidad mantiene su sistema de modo que está enviando y bajando correo contínuamente, cambie la configuración para que lo haga cada hora y media o más. Pruebe unos días con esta propuesta y analice si es verdaderamente indispensable conocer todo instantáneamente, o, mejor aún, si puede darse el lujo de interrumpir su concentración a cada momento para atender la bandeja de entrada.

2) Cuando atienda el correo entrante, hágalo a conciencia. Depure, y depure de nuevo. Borre mensajes sin contemplación. Redacte rápidas respuestas a los que requieran atención inmediata o puedan ser respondidos en pocos minutos (y merezcan ser atendidos) y deposite aquellos (que finalmente no se atreva a eliminar) en buzones especiales, bien identificados, que pueda atender posteriormente de acuerdo a su prioridad.
Cómo rotular estos buzones depende de cada quien. Pero, muy básicamente, hay dos estilos.
A) Por prioridad: Prioridad A, Prioridad B, Prioridad C. Se supone que los inmediatos y urgente ya los atendió. Apenas tenga oportunidad, actúe sobre el buzón de entrada "A", cuando lo vacíe, ocúpese del "B". Muy probablemente encontrará que el buzón "C" nunca podrá revisarlo a conciencia...
B) Por tema o por emisor:
En el segundo caso puede ser un buzón "Del jefe", de la "Junta Directiva" (o del cónyugue), de "mis hijos", "clientes principales", etc. Por tema, hemos visto "trabajo importante", "ideas para la junta", "fotos y chistes", "urgente", "familia", "proyecto tal", "proyecto cual", "noticias de TecnologiaHechaPalabra", "otros", etc.

Hay muchos otros consultores que ofrecen sus ideas. Timothy Ferris, autor de The 4-Hour Workweek, explica que él configura su correo para que responda automáticamente a cada correo con una frase donde explica cuán  frecuentemente revisa sus correos, que en su caso es una vez al día. De esta manera, los remitentes se saben que el mensaje fue recibido, y, al mismo tiempo, que no pueden esperar a que sus correos serán revisados y atendidos inmediatamente.

Información adicional: "Crece la adicción al correo electrónico en las empresas".

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FUENTE

tecnologiaparatodos.net



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